• Tanto la Ley como la jurisprudencia reconocen el derecho de los padres a obtener un reembolso de los gastos educativos y relacionados incurridos por estos en escuela privada para el beneficio de sus hijos si:

           (1) la agencia no ofrece una educación pública, gratuita y apropiada de manera oportuna antes de la ubicación en la escuela privada;

           (2) si la ubicación privada del estudiante es apropiada y

           (3) si se cumplen los requisitos de equidad.

• Por tal razón, con el propósito de uniformar los procedimientos y fomentar el uso honesto y eficiente de los fondos públicos, en aquellos casos en que el Departamento de Educación esté obligado a reembolsar a los padres los gastos de servicios de educación especial y servicios relacionados, se requerirá lo siguiente para el trámite de dicho reembolso.

1. Entregar Programa Educativo Individualizado vigente
2. Entregar una Propuesta de Servicios Educativos que incluya los costos para los servicios propuestos,
3. Autorización de pago: ya sea Resolución, Orden, Sentencia Judicial y/o Autorización por parte de la Secretaría Asociada de Educación Especial.
4. En el caso de las autorizaciones por parte de la Secretaría Asociada de Educación Especial, la carta de autorización deberá especificar de forma clara cuales son los servicios que estarán siendo reembolsados por la SAEE.[1] Estas autorizaciones deberán estar acompañadas del formulario Análisis de Consulta para la Compra de Servicios en Institución Privada, el cuál debe contar con el visto bueno del Secretario Asociado de Educación especial autorizando el reembolso.
5. debe ser la SAEE y no los padres de los estudiantes a quienes se les aprobó el reembolso, quien entregue a la División Legal de la SAEE los documentos requeridos junto con la carta de aprobación del reembolso.
6. Entregar evidencia fehaciente de pago; el padre, la madre o el encargado del estudiante deberá entregar el recibo de pago en original, copia de los cheques cancelados o copia de giro de los servicios que se reembolsarán. De haberse pagado mediante tarjeta de débito o crédito, deberá entregarse copia del recibo o del estado de cuenta que refleja el pago. La entrega de certificaciones de pago del colegio no constituirá evidencia fehaciente de pago. Al entregar cheques, estados de cuenta o cualquier otra evidencia, esta debe estar organizada por fecha de emisión e identificada según el concepto del pago. Cuando sometan cheques de pago global, el padre o encargado deberá especificar cuál es el concepto del pago realizado que se incluye en esa cantidad.
7. Entregar certificación original firmada y sellada por un oficial autorizado de la escuela privada o un proveedor de servicios sobre los servicios ofrecidos y los costos de dichos servicios cada vez que someta un reembolso. Cada servicio debe estar debidamente identificado y detallado (nombre completo del estudiante, el mes, el servicio, la cantidad y nombre de la institución o especialista).  El documento deberá incluir una certificación de la veracidad y corrección de la información.
   1. La matrícula deberá estar desglosada por concepto de lo que incluye.
   2. Se deberá traer la lista oficial de libros con el ponche del colegio o institución.
   3. En casos donde se pague directo a la institución, esta deberá entregar certificación de asistencia de la estudiante firmada por el maestro o especialista que imparte el servicio.
   4. Si el estudiante recibe año escolar extendido, deberá someter copia del último PEI firmado que indique que se recomendó el servicio cuando someta el recibo del mes de junio.
8. Entregar una copia de identificación con foto de la persona autorizada a recoger el cheque de reembolso.
   1. En caso de no poder presentarse personalmente a la Unidad de Seguimiento a Querellas de la DLSAEE, deberá realizar una carta de autorización que incluya copia de la tarjeta de identificación personal, con los nombres completos de las personas autorizadas y la persona autorizada deberá presentar una tarjeta de identificación cuando recoja el cheque.
9. Para tramitar cualquier reembolso, será necesaria una copia del documento que ordena o establezca su obligación cada vez que someta un reembolso (orden o visto bueno).
10. En caso de una reclamación deberá completar la hoja de reclamaciones oficial. Las reclamaciones serán atendidas considerando el orden de entrega a razón de reclamaciones y reembolsos recibidos.
11. Al momento de entregar el reembolso, el padre, encargado o representante legal deberá proveer un teléfono contacto o correo electrónico.

• La entrega de documentos no significará que será procesado para reembolso, sino que antes deberá ser revisado por personal de la Agencia para determinar si procede. El reembolso solicitado puede ser negado o las partidas podrán ser modificadas por el incumplimiento con los requisitos antes mencionados. Así mismo, se denegará la solicitud de reembolso al concluirse, en procedimiento administrativo o procedimiento judicial, que el padre actuó de manera irrazonable al ubicar al estudiante en una institución privada.
• El padre deberá registrarse en el Sistema Financiero del Departamento de Educación (SIFDE) y seguir el procedimiento que para ello se establece en el Memorando del 21 de agosto de 2020 sobre REGISTRO EN EL SISTEMA FINANCIERO DEL DEPARTAMENTO DE EDUCACION (SIFDE) PARA LOS PADRES Y ENCARGADOS QUE RECIBEN REEMBOLSOS DE GASTOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS Y RELACIONADOS EN INSTITUCIONES PRIVADAS.  Este registro se realiza una sola vez por lo que, una vez registrado, el sistema no permite nuevo acceso.

Lcda. Jocelyn N. Carrasquillo Rivera
Directora División Legal
Secretaría Asociada de Educación Especial