¿Qué es la OTE?
En cumplimiento con el compromiso de fortalecer el sistema educativo, el Departamento de Educación de Puerto Rico (DEPR) ha establecido la Oficina de Transformación Educativa (OTE). Esta oficina tiene como objetivo optimizar la eficiencia de los procesos administrativos y operacionales, garantizando que cada acción tomada responda a las necesidades de nuestros estudiantes y al desarrollo de la comunidad educativa. Asimismo, la OTE asegurará el cumplimiento de las regulaciones locales y federales, reduciendo la burocracia y agilizando la gestión para maximizar el impacto de los recursos disponibles.
Visión
Ser la oficina líder en la modernización del sistema educativo puertorriqueño, reconocida por su capacidad de implementar cambios estratégicos con líneas de tiempo claras, métricas precisas y resultados medibles, que fortalezcan la calidad educativa y promuevan comunidades escolares resilientes y empoderadas.
Misión
Impulsar la transformación del sistema educativo de Puerto Rico mediante la optimización de procesos administrativos y operacionales, garantizando decisiones centradas en las necesidades de los estudiantes y el desarrollo integral de la comunidad educativa. La OTE trabaja con transparencia, cumplimiento normativo y eficiencia para maximizar el impacto de los recursos disponibles.
El DEPR tiene una visión de transformación basada en cuatro pilares, con los que se pretende fortalecer el sistema educativo público de la isla: eficiencia, autonomía, transparencia y cumplimiento en la gestión educativa.
El Departamento de Educación de Puerto Rico (DEPR) tiene una visión de transformación basada en 4 pilares, con los que se pretende fortalecer el sistema educativo público de la isla: eficiencia, autonomía, transparencia y cumplimiento en la gestión educativa.
Eficiencia
Optimizar el uso de recursos, reducir el tiempo de gestión para lograr resultados con el menor costo y la máxima efectividad.
Transparencia
Garantizar procesos claros, accesibles y con flujos de información para fortalecer la confianza y la rendición de cuentas.
Autonomía
Empoderar a las oficinas regionales educativas (ORE) para gestionar procesos con mayor control y responsabilidad, adaptados a sus necesidades específicas.
Cumplimiento
Hay que asegurar que cada acción y proceso dentro del DEPR cumpla con las regulaciones locales, federales y los estándares de calidad educativa.
Transformación de los procesos
La Oficina de Transformación Educativa (OTE) impulsa la optimización de los procesos operacionales y financieros del Departamento de Educación de Puerto Rico (DEPR), promoviendo eficiencia, agilidad y transparencia en la gestión pública. Nuestro compromiso es mejorar los tiempos de respuesta, fortalecer la rendición de cuentas y atender de manera efectiva las necesidades de cada ORE, escuela y estudiante.
A través de este proceso de transformación, reafirmamos nuestra misión de brindar una educación de calidad y una experiencia escolar enriquecedora, asegurando un impacto positivo y duradero en el futuro de Puerto Rico.
A continuación, se presentan los avances alcanzados hasta el tercer trimestre (Q3) del 2025, en los cuales se reflejan los objetivos planteados y los logros obtenidos como parte del proceso de transformación educativa:
| Proceso | Objetivos iniciales | Logros alcanzados al corte de Q3 2025 |
|---|---|---|
| Oficina de Asuntos Federales (OAF) |
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| Monitoreo |
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| Compras |
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| Legal |
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| Académico |
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| Panel Consultivo Regional |
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| Gestión del Cambio |
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Dashboards
Para el DEPR, la transparencia es un pilar fundamental en la gestión pública y un compromiso directo con las comunidades escolares. A través de la OTE, se promueven mecanismos de acceso a la información que permiten a padres, estudiantes, docentes y personal escolar conocer cómo se administran los recursos del sistema educativo y cuál es el impacto de las acciones institucionales.
Como parte de este esfuerzo, la OTE ha desarrollado herramientas digitales que fortalecen la apertura de datos, la rendición de cuentas y la participación de la comunidad escolar:
Dashboard: Back to School
Una herramienta que promueve la transparencia y la rendición de cuentas en el proceso de regreso a clases. Permite a cada miembro de la comunidad escolar consultar información sobre su escuela, incluyendo el presupuesto asignado y ejecutado, así como el estado de avance en iniciativas académicas, operacionales y de infraestructura. Este tablero facilita el seguimiento de los avances y brinda una visión integral y accesible del progreso educativo en cada plantel.
Dashboard: Presupuesto
Diseñado para ofrecer una visión clara y comprensible sobre la asignación y ejecución de los recursos del sistema educativo. Permite explorar los fondos a nivel global, por programas, servicios, ORE y escuelas específicas. Su objetivo es fomentar la transparencia activa y conectar directamente la gestión financiera con los resultados educativos.
Eficiencias Presupuestarias y Plan Financiero
Durante el 2025, el Departamento de Educación de Puerto Rico (DEPR) ha avanzado en tres iniciativas clave que fortalecen la planificación, la equidad y la eficiencia en el uso de los recursos educativos.
A través de la publicación del Presupuesto por Estudiante (Per Pupil), el avance en la definición de la metodología de Student-Based Budget, con el apoyo de la Junta de Supervisión Fiscal (FOMB) y la formulación del Plan Financiero 2025–2030, se establecen bases sólidas para reflejar con precisión el costo de educar a cada estudiante, promover una distribución justa de los fondos y garantizar una gestión fiscal sostenible y transparente.
La OTE ha acompañado y dado seguimiento a estas iniciativas, liderando la gestión y el desarrollo del Dashboard de Transparencia sobre el uso de fondos, en colaboración con las áreas responsables. Este esfuerzo permite que los avances se visualicen de manera clara y accesible, fortaleciendo la rendición de cuentas y la confianza de la comunidad educativa.
Per Pupil
- Desde el año fiscal 2025-2026, el DEPR implementa una fórmula estatal basada en el estudiante (Weighted Student Formula) que considera factores como nivel de grado, Educación Especial, pobreza, programas vocacionales y ubicación geográfica.
- La asignación base por estudiante es de $2,151.12 anual, y puede aumentar hasta $4,947.58 según los pesos aplicados.
- La implementación será gradual durante cinco años, aumentando cada año el porcentaje de fondos distribuidos mediante la fórmula.
- Con este modelo se busca reflejar el costo de brindar servicios educativos a cada estudiante, basado en sus características y necesidades.
Student Based Budget
- El DEPR, con el apoyo de FOMB, avanza en el desarrollo de una fórmula de financiamiento centrada en el estudiante, que refleje con precisión el costo real de educar a cada estudiante.
- Se está analizando la inversión base necesaria para mantener las operaciones escolares, incluyendo personal esencial y gastos operacionales.
- Durante el 2025, se evaluarán las necesidades de distintas poblaciones estudiantiles —como los diferentes niveles de grado, Educación Especial, programas vocacionales y contextos socioeconómicos— para establecer una distribución más equitativa de los fondos.
- El equipo trabaja en definir los pesos y la metodología que permitan asignar recursos considerando las particularidades de cada escuela y comunidad.
- Este esfuerzo busca que, en los próximos años, cada dólar invertido se traduzca en apoyo directo al aprendizaje, la equidad y el bienestar de los estudiantes en todo Puerto Rico.
Plan Financiero 2025 – 2030
- El DEPR elaboró un Plan Financiero para fortalecer la planificación y el uso responsable de los recursos públicos.
- El plan integra análisis de costos, proyecciones y prioridades educativas para asegurar una gestión fiscal sostenible.
- Busca que cada inversión tenga impacto directo en las escuelas y estudiantes, especialmente en áreas como Educación Especial, Comedores Escolares y servicios de apoyo.
- Refuerza el compromiso con la transparencia y la responsabilidad fiscal, garantizando que los fondos se utilicen en beneficio del aprendizaje y el bienestar estudiantil.
¿Qué es el CCAP?
El Comprehensive Corrective Action Plan (CCAP) es un plan estructurado requerido por el Departamento de Educación de los Estados Unidos (USDE) para fortalecer la administración de fondos federales en el DEPR. Este plan establece una hoja de ruta con acciones concretas dirigidas a atender deficiencias sistémicas, reforzar los controles internos y alinear los procesos del DEPR con los estándares federales.
A través del CCAP, el DEPR impulsa un proceso de mejora continua y transformación administrativa que abarca áreas clave como Administración, Recursos Humanos, Distribución de Fondos, Nómina (Payroll), Gestión de Subvenciones (Grant Management), Finanzas y Cumplimiento. Estas acciones promueven una gestión eficiente, transparente y alineada con las mejores prácticas de gobierno.
En el marco de este esfuerzo, las áreas del DEPR trabajan en la ejecución de 38 actividades estratégicas que avanzan de manera progresiva, enfocadas en optimizar procesos, estandarizar procedimientos y fortalecer la cultura de cumplimiento institucional. Estos avances reflejan el compromiso del DEPR con la eficiencia operativa, la rendición de cuentas y el uso responsable de los fondos públicos en beneficio de las comunidades escolares.
Avances y resultados del CCAP al Q3 del 2025
A partir de la implementación del CCAP, el DEPR ha puesto en marcha un proceso sostenido de mejora continua que ya refleja resultados tangibles en distintas áreas operativas.
Al cierre del tercer trimestre de 2025 (Q3), las áreas del DEPR alcanzaron un cumplimiento promedio del 90 % en las actividades programadas, evidenciando un progreso sustancial en la ejecución del plan. Estos resultados son producto del trabajo colaborativo, la estandarización de procedimientos y la implementación de herramientas que promueven eficiencia, control y transparencia.
Los siguientes logros resumen los avances alcanzados hasta el Q3 como parte del CCAP:
Administración
La oficialización de la OTE como oficina de PMO del DEPR, adscrita directamente a la Oficina del Secretario de Educación, consolida su rol como entidad de acompañamiento estratégico en la planificación, ejecución y seguimiento de proyectos prioritarios, orientados a impulsar la eficiencia administrativa, la transparencia y el cumplimiento institucional. Dentro de sus funciones, se integra el rol de analista de Datos para apoyar la toma de decisiones informadas, optimizar procesos y fortalecer el monitoreo de resultados a nivel institucional.
Recursos Humanos
- Establecimiento de sistemas para trabajar los procesos de nuevas contrataciones, transferencias y terminaciones.
- Reconciliación de datos entre los sistemas de cambios de personal, nombramientos y roster oficial, fortaleciendo la consistencia y la confiabilidad de la información administrativa.
- Revisión y validación periódica de métricas de nombramiento para asegurar mayor precisión y transparencia en los procesos de reclutamiento.
- Generación y comunicación oportuna de reportes de terminaciones al área de Nómina, optimizando la coordinación interdepartamental.
- Integración de sistemas para agilizar la automatización de reportes de costos agregados, mejorando la eficiencia y trazabilidad de los procesos financieros vinculados a recursos humanos.
Compras
- Consolidación y continuidad en el uso del panel de datos (dashboard) que reporta y monitorea las transacciones del área de Compras de forma trimestral, fortaleciendo la visibilidad y el control operativo.
- Implementación sostenida de una metodología uniforme para la planificación, la identificación, la ejecución y el seguimiento de las compras recurrentes, promoviendo eficiencia y consistencia en los procesos.
- Integración del proceso de contratación de servicios profesionales en el ERP institucional para mejorar el seguimiento, la trazabilidad y su alineación con el sistema financiero del DEPR.
Oficina de Asuntos Federales
- La digitalización de los procesos y la adopción de plantillas estandarizadas permitieron que más del 75 % de las gestiones se realizaran en línea, fortaleciendo la uniformidad y la trazabilidad.
- Se ofrecieron adiestramientos anuales y se actualizaron los materiales educativos que fortalecieron la capacitación continua y la adaptación a nuevos requerimientos.
- La automatización del Sistema de Intervención Temprana (EWS) y la creación de reportes financieros periódicos en SIFDE fortalecieron la supervisión, permitiendo decisiones informadas, mitigando riesgos de desobligación de fondos y promoviendo un uso eficiente de los recursos.
Finanzas
- Implementación del Sistema de Intervención Temprana (EWS), que permite anticipar riesgos financieros antes de que escalen, fortaleciendo el control interno y la transparencia, al tiempo que optimiza la asignación de recursos y promueve decisiones informadas basadas en datos y tendencias.
Propiedad
- Ejecución del proceso de inventario físico en las escuelas, a través de la participación de las ORE , personal capacitado y mecanismos de seguimiento que garantizan el cierre oportuno y la validación de los datos en SIFDE, fortaleciendo la transparencia, el control y la correcta administración de los activos del Departamento alrededor de la isla.
Cumplimiento
- Oficialización de la Oficina de Cumplimiento por el secretario, con el objetivo de auditar y monitorear los procesos institucionales, fortaleciendo los controles internos y asegurando la continuidad de las buenas prácticas del CCAP.
- Capacitación del personal para fortalecer las capacidades de cumplimiento y monitoreo, lo que asegura la ejecución de los procesos en las oficinas de Compras y OFA, y garantiza la correcta aplicación de los controles internos y la continuidad de las buenas prácticas establecidas para así sostenerlo en las diferentes áreas que comprenden el DEPR.
- Definición de la estructura y desarrollo de la documentación que sustenta la creación de la Oficina de Cumplimiento, cuya entrada en vigor está prevista para finales del Q4.
Manuales de Operaciones
Como parte de las acciones impulsadas bajo el CCAP, las distintas áreas del Departamento de Educación desarrollaron manuales de procesos que hoy constituyen una herramienta clave para la gestión eficiente y transparente de la institución.
Estos manuales estandarizan los procedimientos, fortalecen los controles internos y garantizan la continuidad operativa ante cambios de personal o estructura. Al servir como guía clara para la ejecución de las tareas en cada área, fomentan una cultura de cumplimiento y mejora continua. Con ello, el DEPR consolida una gestión más transparente, eficiente y sostenible, asegurando la permanencia de las buenas prácticas implementadas bajo el CCAP.
Plan de transición hacia la autonomía administrativa
Como parte del CCAP, el gobierno federal designó un Third-Party Fiduciary Agent (TPFA) o Agente Fiduciario Externo, responsable de supervisar, validar y ofrecer asistencia técnica en la ejecución de las acciones correctivas del plan. Este acompañamiento ha permitido asegurar que el Departamento de Educación de Puerto Rico (DEPR) cumpla con los estándares y cronogramas establecidos por USDE, fortaleciendo los procesos administrativos, los controles internos y la gestión de los fondos federales.
Gracias a los avances alcanzados bajo el CCAP y al acompañamiento del TPFA, el DEPR se encuentra en una etapa de preparación para asumir directamente la administración de los fondos federales, sin la necesidad de una tercera parte. Para ello, las áreas del Departamento han desarrollado un Plan de Transición, que se implementará entre diciembre de 2025 y marzo de 2026, con el fin de demostrar al USDE la capacidad institucional, técnica y operativa del DEPR para mantener una gestión efectiva, transparente y sostenible de los recursos.
Con esta transición, además de fortalecer su autonomía, el Departamento proyecta un ahorro estimado de 2.1 millones de dólares mensuales, equivalente a más de 25 millones de dólares anuales, correspondiente al costo actual del contrato con el TPFA. Este paso permitirá optimizar los procesos internos, agilizar la toma de decisiones y hacer un uso más eficiente de los recursos públicos.
Back to School
La OTE apoya al DEPR en la planificación, coordinación y seguimiento de los procesos necesarios para garantizar un regreso a clases efectivo y organizado. A través de este acompañamiento, la OTE trabaja, junto a las distintas áreas del Departamento, para asegurar que cada componente operativo, académico y administrativo esté alineado con los objetivos propuestos para el inicio del año escolar.
El alcance del esfuerzo de Back to School abarca procesos clave en áreas como Académico, Recursos Humanos, Educación Especial, Compras, Comedores, Limpieza, Tecnología, Transportación, Seguridad, Infraestructura y Mantenimiento y la Oficina de Asuntos Federales (OFA). Cada una de estas áreas desempeña un rol esencial para garantizar escuelas preparadas, personal adiestrado, recursos disponibles y servicios esenciales listos para recibir a los estudiantes.
Mediante este trabajo colaborativo, la OTE promueve la eficiencia, la rendición de cuentas y la coordinación entre los equipos del nivel central y las ORE, contribuyendo a que el regreso a clases se dé de manera segura, ágil y con todos los elementos necesarios para un inicio escolar exitoso.
Dashboard: Back to School
Es una herramienta que promueve la transparencia y la rendición de cuentas en el proceso de regreso a clases. Permite a cada miembro de la comunidad escolar consultar información sobre su escuela, incluyendo el presupuesto asignado y ejecutado, así como el estado de avance en iniciativas académicas, operacionales y de infraestructura. Este tablero facilita el seguimiento de los avances y brinda una visión integral y accesible del progreso educativo en cada plantel.